Programmkoordination
Zur Programmkoordination gehört die Betreuung der ehrenamtlichen Jugendbegleiterinnen und Jugendbegleiter wie auch die Verwaltung und Abrechnung der Förderbudgets.
Wesentliche Aufgaben der Programmkoordination sind:
- Suche von Jugendbegleiterinnen und Jugendbegleitern
- Kontaktaufnahme und -pflege mit Kooperationspartnern
- Betreuung der Jugendbegleiterinnen und Jugendbegleiter
- Verwaltung und Dokumentation des Jugendbegleiter-Programms (Ehrenamtsvereinbarungen, Stundenaufstellungen etc.)
- Organisation von Fortbildungsmaßnahmen und Danke-Aktionen für die Ehrenamtlichen
- Anforderung von Urkunden, Ausstellung von Qualipass-Zertifikaten
- Finanzielle Abwicklung, Auszahlung der Aufwandsentschädigungen oder Weiterleitung an den Schulträger
- Erstellung eines Stundenplanes mit den Jugendbegleiter-Angeboten
- Verwaltung der Schüleranmeldungen für die einzelnen Angebote
Für die Programmabwicklung ist letzten Endes die Schulleitung verantwortlich. Ein regelmäßiger Austausch zwischen Koordinatorin bzw. Koordinator und Schulleitung ist deshalb wichtig.
Wer kann Jugendbegleiter-Koordinatorin oder Koordinator sein?
Die Programmkoordination kann auf eine oder mehrere Personen verteilt werden. Sie unterstützen die Schulleitung bei verschiedenen Aufgaben. Die ehrenamtlichen Personen haben häufig folgenden Hintergrund:
- Elternteil
- Personen aus Vereinen/Organisationen
- Studentinnen und Studenten
- Pädagogische Assistentinnen und Assistenten an der eigenen Schule (unentgeltlich)
- Lehrkräfte an der eigenen Schule (unentgeltlich)
Für Jugendbegleiter-Koordinatorinnen und -Koordinatoren steht im Service-Bereich das Formular zur Übernahme einer ehrenamtlichen Aufgabe zur Verfügung sowie eine Vorlage für die zu führenden Stundenaufstellungen.
Die ehrenamtlich tätigen Jugendbegleiter-Koordinatoren können eine Aufwandsentschädigung erhalten. Schulen rechnen die Mittel über die Position „Fortbildung und Programmkoordination“ ab. Für diesen Posten stehen den Schulen bis zu 20 Prozent des Grundbudgets zur Verfügung.
Finanzen und Programmverwaltung
Im Jugendbegleiter-Programm finden unterjährig drei Stundenabfragen, eine Zwischen- sowie eine Endabrechnung und eine Evaluation im Online-Portal statt:
Stundenabfragen & Abrechnungen
Im Oktober findet eine Stundenabfrage für das erste Schulhalbjahr statt. Die Abrechnung der Fördermittel erfolgt zweimal jährlich elektronisch, einmal im Februar (hier zusammen mit der Evaluation) und einmal im Juli. In Abhängigkeit des gewählten Ratenmodells erhält die Schule im Anschluss eine bedarfsgerechte Auszahlung.
Die Stundenrückmeldungen sind rechtsverbindlich und können zu Reduzierungen der Kategorien und Fördersummen der jeweiligen Halbjahre führen. Eine Erhöhung der Förderkategorie ist im laufenden Schuljahr nicht möglich.
Förderbudget
Die Fördermittel werden auf ein Konto des Schulträgers ausgezahlt. Auf Antrag ist auch die Auszahlung auf ein Konto des Fördervereins der Schule möglich. Das bewilligte Förderbudget wird den Schulen in einer oder zwei Raten zu folgenden Terminen bedarfsgerecht ausbezahlt:
- Februar (bedarfsgerecht nach der Zwischenabrechnung)
- Juli (bedarfsgerecht nach der Endabrechnung)
Das Förderbudget staffelt sich wie folgt:
Zusätzlich zum regulären Grundbudget können die Schulen ein Kooperationsbudget beantragen, wenn sie mit mindestens einer außerschulischen gemeinnützigen Organisation kooperieren.
Rückmeldung für das nächste Schuljahr
Im Rahmen der Endabrechnung im Juli melden sich alle Programmschulen automatisch mit dem Rückmeldebogen für das kommende Schuljahr an. Hier geben sie an, wie viele Jugendbegleiter-Wochenstunden sie planen und ob sie eine Kooperation mit einer gemeinnützigen Organisation anstreben. Auf dieser Basis wird das Förderbudget für das kommende Schuljahr berechnet.